Lean Office jest związane z szeroko rozumianym pojęciem „lean management” (z ang. „szczupłe zarządzanie”).
Mowa tu o filozofii produkcji, która potrafi oszczędnie rozporządzać swoimi zasobami. Jest ona wykorzystywana w wielu firmach jako sposób organizacji pracy.
1. Początkiem lean zawsze jest dobrze zorganizowany zespół kierowniczy. Liderzy są fundamentem każdej działalności i znacząco wpływają na działanie owej filozofii produkcji. Są autorami pomysłów oraz napędzają działania, które pomagają osiągnąć cele firmy.
Ich zadaniem jest również dobór wykwalifikowanych pracowników, ci z kolei powinni tworzyć zgrany i wykwalifikowany zespół. Firma może mieć na swoim koncie wiele mniejszych sukcesów, jednak jeśli liderzy nie wykarzą się zaangażowaniem, lean nigdy nie spełni funkcji, do której jest przeznaczone.
2. Lean office wymaga jasno określonych kierunków i celów. Brak jednego kierunku utrudnia skuteczne wykonywanie zadań. Ponadto, w takiej sytuacji pracownicy czesto nieświadomie działają na wzajemną niekorzyść.
3. Lean office charakteryzuje się jasno określonymi rodzajami działań, które obowiązują wszystkich pracowników. Zaskakujące jest to, jak często ludzie, dążąc do tego samego celu, stosują metody. Często kierują się osobistymi preferencjami, a nie najwłaściwszą dla danej operacji metodą. Jeśli cel nie jest jasno określony, trudno wymagać od zespołu, by pracował zgodnie i ze wzajemną współpracą.
4. Lean office stosuje metodę 5S. Metoda ta jest narzędziem stałego doskonalenia, które wykorzystuje się w koncepcji lean management. Jego celem jest utworzenie dobrze zorganizowanego miejsca pracy. Nazwa „5S” wywodzi się od pierwszych liter pięciu japońskich słów opisujących kolejne etapy wprowadzania owej metody. Są to:
1S – selekcja – identyfikacja i usunięcie wszystkich zbędnych przedmiotów w miejscu pracy.
2S – systematyka – wyznaczenie miejsc przechowywania wszystkich przedmiotów, które pozostały po 1S.
3S – sprzątanie – codzienny rytuał, który wzmacnia w pracownikach poczucie własności miejsca pracy.
4S – standaryzacja – udokumentowanie i ustandaryzowanie wszystkich praktyk i rozwiązań, które zostały wypracowane w trakcie pierwszych trzech kroków.
5S – samodyscyplina/samodoskonalenie – wszystkie działania, które utrzymują pierwsze cztery „S”.
Chaotyczne i zabałaganione biuro to nieskuteczne biuro. Dopiero wprowadzenie owych pięciu zasad pozwala na skuteczne i trwałe utrzymanie porządku, niezbędnego w procesie realizacji zadań powierzonych firmie.
5. Lean office charakteryzuje się minimalnym WIPem, jego głównym celem jest usprawnienie lub wyeliminowanie pracy w wykonywanych zadaniach. Przyspiesza czas realizacji, zmniejsza niespójności w obsłudze klienta oraz eliminuje główne źródło niepotrzebnej pracy.
6. Lean office dąży do usprawnienia pracy. Sprawna praca jest tym, co powinno się widzieć, gdy się przychodzi do jakiejkolwiek instytucji. Mówiąc w skrócie, jest to rodzaj sztuki, którą należy posiąść, aby poprowadzić zadanie możliwie najkrótszą drogą. Bez niepotrzebnej dokumentacji, czy niekończących się kolejek. Jest to cel trudny do osiągnięcia, jednak efekt, gdy się go osiągnie, wart jest ciężkiej pracy.
7. Lean office charakteryzuje się dobrą znajomością żądań klientów. Jednym z jego największych wyzwań jest zrozumienie ich niestałości. W praktyce nie jest to skomplikowane. Dotrzymywanie kroku zapotrzebowaniu wymaga ogromnego doświadczenia zespołu. Jest to bardzo trudne, zwłaszcza, gdy się korzysta z tej filozofii produkcji. Nie można przecież odebrać telefonu, zanim ten nie zadzwoni. Dodatkowo, ze względu na charakter pracy oraz dostosowanie biura według zasad 5S, przechowywanie dodatkowego zaopatrzenia jest prawie niemożliwe.
Innym komplikującym czynnikiem jest fakt, że nie na wszystkie zadania biurowe jest zapotrzebowanie. Są to m.in. odbieranie telefonów od klientów, sprawdzanie statusu zamówienia – to wszystko musi być zrobione. Z drugiej strony, jest to praca, która z punktu widzenia lean office jest zbędna, ciągnąca firmę w dół. Prawdziwe zapotrzebowanie powinno pchać firmę cały czas do przodu.
Zrozumienie różnorodności stawianych w firmie zadań jest niezbędne przy wprowadzeniu lean office.
8. Lean office jest stosowanym codziennie systemem zarządzania. Jest to samo centrum wszystkich sprawnie działających biur. Gdy raz spełni się żądanie klienta, każdy zorientuje się, że to właśnie to biuro musi się tym zajmować. Bieżące zarządzanie wykonuje zlecone zadania, co prowadzi do zwiększenia ilości zleceń. Ponadto wymusza na pracownikach zaangażowanie i ciągłą uwagę, co staje się przyczyną poprawy jakości wszystkich działań w firmie.
9. Lean office jest strategią, która zapewnia miejscu pracy komfortową dla pracowników przejrzystość. Zarządzanie, praca zespołowa oraz komunikacja są łatwiejsze, jeśli każdy pracownik wchodzący do biura wie, co gdzie się znajduje. Gdy większość informacji znajduje się na dysku twardym komputera w postaci zer i jedynek, może to być bardzo trudne. Przejrzystość lean office powoduje, że pracownicy nie muszą borykać się ze skomplikowanymi systemami i praktycznie mają wszystko podane jak na tacy. Lean office sprzyja komunikacji oraz pracy zespołowej. Jednocześnie wymaga od pracowników dynamiczności i elastyczności.
10. Lean office zawsze dąży do poprawy jakości. Rozwój firmy często trwa wiele lat, jednak na każdym etapie powinno się dążyć do zredukowania niepotrzebnych procedur oraz stałego wprowadzania ulepszeń.
Z reguły zasady te nie wymagają korzystania ze skomplikowanych środków. Narzędzie i technologie zmieniają się z dnia na dzień. Zasady pozostają te same. Jeśli skupić się na zasadach, a narzędzia i technologie wykorzystać tylko jako środek do ich osiągnięcia, lean office będzie bardzo korzystnie oddziaływało na nasze biuro. Jeśli uda ci się wprowadzić te zasady w życie, twoja firma nabierze wiatru w żagle.