Lean management stosuje zespół narzędzi i metod, które mają na celu uszczuplenie procesów wewnątrz firmy. Jednym z najpowszechniejszych narzędzi jest system 5S. Ma on na celu stworzenie miejsca pracy uporządkowanego i zorganizowanego.
Efektem końcowym wdrożenia takiego systemu w firmie powinno być nie tylko uporządkowanie miejsc pracy, ale przede wszystkim podniesienie jakości produktów, zwiększenie efektywności pracowników, a co za tym idzie poprawienie opłacalności procesów wewnątrz firmy.
System 5S jak sama nazwa wskazuje składa się z pięciu etapów. Pierwsze trzy etapy mają na celu wdrożenie systemu w firmie:
- Selekcja i sortowanie. Etap ten polega na zidentyfikowaniu rzeczy zbędnych w miejscu pracy. Aby proces ten stał się ciągły niekiedy stosuje się czerwone etykiety, którymi pracownicy oznaczają przedmioty, które wydają im się zbędne w ich miejscu pracy.
- Systematyka. W etapie tym wyznacza się miejsca przeznaczenia dla poszczególnych grup przedmiotów zidentyfikowanych z pierwszym etapie selekcji.
- Sprzątanie. Wiele firm produkcyjnych przywiązuje znaczną wagę porządkowi w miejscu pracy, dzięki czemu eliminuje się straty wynikające z nieporządku. Kolejne dwa etapy 5S mają na celu utrzymanie trwania systemy w przedsiębiorstwie.
- Standaryzacja. Podczas tego etapu dokumentuje się schematy wypracowane podczas trzech etapów wdrożenia. Dokumentacja stworzona w tym etapie służy do dalszej kontroli funkcjonowania 5S w firmie.
- Samodyscyplina. Wdrożenie jakiegokolwiek rozwiązania wymaga ciągłej kontroli w celu utrzymania standardów. Najlepszym rodzajem kontroli jest samodyscyplina ze strony pracowników.
Podczas wprowadzania systemy 5S w przedsiębiorstwie, a także już po wdrożeniu kiedy ważne stają się elementy odpowiedzialne za utrzymanie efektów wdrożenia, mogą wystąpić zdarzenia zagrażające powodzeniu przedsięwzięcia. Najczęściej zagrożenia te wynikają z oporu pracowników przed zmianami lub wdrożeniem nowych pracowników w obowiązujący system.
Odpowiednia motywacja pracowników, finansowa lub pozafinansowa może wpłynąć na sukces wdrożenia 5S.
W pierwszych fazach wdrożenia problemem może się okazać niezrozumienia idei metody 5S przez pracowników, dlatego należy zadbać szkolenia dla pracowników, których obejmą nowe zasady panujące w firmie.
Podczas takiego szkolenia, oprócz samych zasad według, których działa 5S ważne jest przekazanie kadrze, że wdrożenie usprawni i ułatwi przede wszystkim ich pracę, dzięki czemu praca stanie się lżejsza, przyjemniejsza i bardziej satysfakcjonująca. Istotne jest przekazanie, że uporządkowane stanowisko pracy może znacznie poprawić efektywność wykonywanych działań co pośrednio może wpłynąć na efekty finansowe pracy.