Co zrobić z dokumentacją SZJ w przypadku zmiany prezesa firmy?

Nowy prezes firmy przejmując stanowisko od starego prezesa, przejmuje wszystkie obowiązki, uprawnienia oraz zobowiązania które jego poprzednik podpisał w imieniu firmy. Są to przecież zobowiązania organizacji, w imieniu  której podpisuje prezes, ale niezależnie od zmiany prezesa, zobowiązanie jest ważne do czasu uzgodnienia nowych warunków przez obie strony. Dotyczy to zarówno umów z klientami, umów z dostawcami i podwykonawcami, umów z pracownikami, zobowiązań wobec organizacji z którymi zostały podpisane umowy jak i polityki jakości firmy, planów biznesowych, Księgi Jakości, procedur itd.

Jeżeli nowy prezes przyjmuje ten sam kierunek firmy to nic nie musi zmieniać. Ale zazwyczaj każdy człowiek ma inny pogląd na rozwój firmy, więc nowy prezes na pewno określi własną strategię i politykę. Wówczas przyjdzie czas na zmiany. Zmiana strategii może na przykład spowodować: rozwój organizacji, wdrażanie innych wyrobów i usług, zmianę w procesach, inne cele organizacji, zmianę struktury organizacji, zmianę zakresu obowiązków pracowników i wiele innych.

Po określeniu strategii przez nowego prezesa konieczne jest zaplanowanie przeglądu zarządzania przez najwyższe kierownictwo. Dobrze jest przypomnieć, że zgodnie z punktem 5.4.2 b) normy ISO 9001:2000  Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, że……..
….
b) integralność systemu zarządzania jakością jest utrzymywana podczas planowania i wdrażania zmian w systemie zarządzania jakością.

Zmiany w systemie powinny być zatem zaplanowane tak, aby nie spowodować w nim niezgodności. Przegląd pomoże zaplanowanie zmian w systemie i dlatego podczas przeglądu zarządzania szczególnie dokładnie należy omówić potrzebę zmian w systemie zarządzania jakością, łącznie z polityką jakości i celami dotyczącymi jakości. Na przeglądzie będą określone działania z których być może wyniknie:

  • aktualizacja polityki jakości,
  • aktualizacja schematu organizacyjnego,
  • zmiany w procesach i aktualizacja procedur,
  • przegląd i aktualizacja celów jakości,
  • plan szkoleń,
  • zmiany w zakresach obowiązków pracowników,
  • przegląd i aktualizacja księgi jakości,
  • inne.

Do tych zmian konieczne będzie określenie i zapewnienie potrzebnych zasobów. Jeżeli zmiany planowane są bardzo duże, warto jest opracować program wdrażania zmian i określić osobę nadzorującą wdrożenie zgodnie z programem.

Related Post

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn