Jak auditować własnego szefa?

Ten problem istnieje prawie w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Obawa przed auditowaniem swojego szefa to główny problem, jaki ma w tym przypadku auditujący. Zupełnie niepotrzebnie. Jeżeli posiadasz wdrożony system zarządzania jakością i certyfikowany, to znaczy, że wdrożony jest również punkt odpowiedzialność kierownictwa i prezes jest przygotowany na takie działanie.

W jaki sposób powinien przebiegać audit u prezesa?
Przede wszystkim:

  • Musisz podejść do tego profesjonalnie. Zadbaj o swój wygląd i odpowiedni do wymagań organizacji ubiór.
  • Przygotuj sobie pytania kontrolne, na które powinieneś znaleźć odpowiedzi podczas auditu.
  • Zaplanuj czas jaki będzie Ci potrzebny do rozmowy z najwyższym kierownictwem, aby zebrać odpowiednie dowody. Pamiętaj, że czas prezesa jest bardzo cenny.
  • Zaplanuj zatem uzyskanie wszelkich możliwych informacji i odpowiedzi u osób o szczebel niżej.
  • Jeżeli już wiesz ile czasu Ci to zajmie, ustal termin auditu. Pamiętaj, że nie możesz zająć zbyt dużo cennego czasu prezesowi i musisz dostosować się do jego terminów.
  • Nie denerwuj się również, jeżeli będziesz musiał kilka minut poczekać, bo akurat bardzo ważne spotkanie się przeciągnęło.

Zapoznaj się z Księgą Jakości, procesami, strukturą organizacyjną. Nie musisz pytać prezesa, czy ustanowił Politykę Jakości, jeżeli ją znasz, masz w Księdze Jakości, zostałeś poinformowany o nowym wydaniu i rozumiesz ją. Sprawdź przed auditem, czy Polityka jakości spełnia wymagania zawarte w punkcie 5.3 normy ISO 9001:2000.
Polityka jakości oraz jej skuteczna realizacja może być oceniona dopiero na podstawie całościowych wyników auditu. Dowód zaangażowania prezesa również znajdziesz po zakończeniu auditu.

Co należy ustalić przed rozmową z prezesem?

  • Gdzie są określone odpowiedzialności i uprawnienia pracowników.
  • Co jest robione by wszyscy w organizacji znali odpowiedzialności i uprawnienia.
  • Jakie obowiązki i uprawnienia ma przedstawiciel kierownictwa i czy odpowiadają one wymaganiom 5.5.2 normy ISO 9001:2000.
  • Oceń czy kierownictwo skutecznie „przełożyło” politykę jakości na zrozumiałe i mierzalne cele dla wszystkich szczebli organizacji, oraz czy są one udokumentowane.
  • Sprawdź jak te cele są osiągane.
  • Oceń jakie podjęto działania w przypadku braku osiągnięcia celu.
  • Oceń zaangażowanie najwyższego kierownictwa w ustanowienie, wdrożenie, monitorowanie i aktualizację polityki jakości,
  • Poszukaj dowodów skutecznego rozpowszechniania polityki jakości i znajomość wymagań klienta poprzez odpowiednią komunikację.
  • Czy ma miejsce komunikacja w odniesieniu do skuteczności systemu zarządzania jakością (odprawy, zebrania, tablice informacyjne, poczta elektroniczna, gazetki wewnętrzne itd.).
  • Wybierz jaka zmiana dotycząca wymagań ustawowych czy przepisów była wprowadzona i sprawdź czy jest przestrzegana.
  • Przejrzyj ostatnio wprowadzane zmiany organizacyjne lub norm i oceń czy zapewniona jest integralność systemu po zmianach.

Profesjonalnie przeprowadzony audit u prezesa daje mu potwierdzenie, że wybrał odpowiedniego pracownika na stanowisko pełnomocnika.

Related Post

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn