Aby zaprojektować mapę procesów w firmie musisz znać jej strukturę organizacyjną i powiązania miedzy jej komórkami. Przeanalizuj także istniejące zakresy obowiązków osób funkcyjnych oraz ich osobiste predyspozycje: osobowość, umiejętność pracy w zespole. Nie możesz zapomnieć, że właściciel będzie odpowiadał za wyniki procesu, który realizują pracownicy nie zawsze będący w jego podległości. Łatwo więc sobie wyobrazić wyniki procesu, którego właścicielem jest osoba mało kontaktowa i pryncypialna. To samo dotyczy sytuacji, gdy właścicielem procesu zostanie osoba bez siły przebicia, nie potrafiąca rzeczowo pokierować spotkaniem równorzędnych sobie pracowników.
Podczas tworzenia dokumentacji SZJ najczęściej udaje się niejako automatycznie określić właściciela procesu. Trudno sobie wyobrazić na przykład, aby kierownik działu zakupów nie był właścicielem procesu Prowadzenie zakupów. W sytuacjach wątpliwych jednak to osoby projektujące mapę procesów decydują o tym, kto zostanie właścicielem każdego z nich.
Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, gdy wspomniany wcześniej kierownik działu zakupów ma może rozległe kontakty i zawsze umie wyciągnąć poszukiwany materiał spod ziemi, ale już kwestie pracy magazynów są mu mniej znane. Wtedy więc powinieneś zdecydować, czy pożytecznym dla systemu zarządzania jakością będzie uczynienie go także właścicielem procesu kontroli dostaw i magazynowania towarów. Być może lepszym właścicielem procesu (lepszym – zgodnie z definicją przytoczoną powyżej) będzie podległy służbowo kierownikowi działu zakupów, kierownik magazynu?
Decyzje te będą miały podstawowy wpływ na kształt dokumentacji systemowej, w której zawsze powinieneś dążyć do jasnego określenia, kto za co odpowiada.