Opis stanowiska pracy to uporządkowane i oparte na faktach stwierdzenie jego funkcji i celów. Powinien on określać: granice uprawnień i odpowiedzialności osoby zajmującej dane stanowisko pracy, nazwę stanowiska, dział, do którego jest przypisane, umiejscowienie oraz podległość służbową.
Korzyści ze stosowania opisu stanowiska pracy:
- – wyraźnie określa obowiązki i zakres odpowiedzialności,
- – jest przydatny w rekrutowaniu pracowników,
- – pomaga wykryć powielanie stanowisk w przedsiębiorstwie,
- – daje przegląd funkcji i działań podejmowanych przez dział lub organizację.
Wady opisu stanowiska pracy:
- – w przypadku, gdy opis zostaje ograniczony do kilku czynności, może być wykorzystywany na zasadzie: to nie wchodzi w zakres moich obowiązków,
- – wymaga regularnej aktualizacji.
W celu przygotowania kompletnego opisu stanowiska pracy zgromadź niezbędne informacje. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie opisu powinna wziąć pod uwagę:
- czego kierownictwo przedsiębiorstwa wymaga na tym stanowisku pracy,
- co pracownik na danym stanowisku robi według niego, a co powinien robić,
- co zdaniem innych pracowników współdziałających zawodowo z osobą na danym stanowisku osoba ta robi, a co powinno być robione.
Na podstawie tych informacji przygotuj opis stanowiska pracy, który powinien zawierać następujące elementy:
- Þ podstawowe informacje
- § nazwa stanowiska pracy i działu, w którym się ono znajduje – nazwa powinna być krótka, jasna i dobrze „kojarzyć się” z zakresem pracy,
- § zależność służbowa – komu podlega osoba i kto jej podlega,
- § miejsce pracy – miejscowość, zakład,
- Þ główny cel stanowiska pracy – powinno to być krótkie stwierdzenie, opisujące dlaczego istnieje dane stanowisko pracy (np. o celu kierownika ds. sprzedaży można po prostu napisać: zapewnie realizacji zadań sprzedaży),
- Þ główne obowiązki (główne zadania, główne obszary wyników) – główne zadania, czyli obowiązki które przyczynią się w znacznym stopniu do osiągania celów stanowiska pracy i całej organizacji. Przede wszystkim to one decydują o istocie stanowiska pracy. Najlepiej byłoby wyznaczyć nie więcej niż pięć, sześć głównych zadań.
Przykładem opisu zadań uwzględniającego te trzy elementy może być stwierdzenie: doradzanie w kwestii wyboru i wdrażania nowego systemu komputerowego w celu nawiązania bliższych kontaktów z najważniejszymi klientami.
Pamiętaj, aby regularnie aktualizować opis stanowiska pracy:
- co najmniej raz w roku, kiedy przeprowadzasz ocenę pracownika,
- wtedy, kiedy wdrażane są zmiany organizacyjne,
- po przepracowaniu przez nową osobę na danym stanowisku kilku miesięcy, aby uwzględnić wszelki istotne zmiany w obowiązkach przypisanych do tego stanowiska.
Pamiętaj, że należy:
- zawiadamiać pracowników, dlaczego przeprowadza się poprawki do opisów stanowisk pracy lub je się aktualizuje,
- włączyć do tego osobę zajmująca dane stanowisko pracy,
- sprawdzić opisy stanowisk w sąsiednich dziedzinach, aby zapewnić integrację,
Nie należy ograniczać inicjatywy pracowników przez przyjęcie w opisie stanowiska pracy zbyt wąskiego zakresu obowiązków.