Adhockracja i outsourcing

outsourcing adhokracja

Niektóre filmy i książki fantastyczne pokazują świat przyszłości jako jedną wielką machinę biurokratyczną, w której człowiek jest tylko małym, niewiele znaczącym trybikiem, wykonującym polecenia swoich przełożonych. Weźmy na przykład Orwella czy Huxleya. Pewnie niewiele osób zdecydowałoby się przenieść do świata, który oni opisywali. Obserwując naszą rzeczywistość jestem coraz bardziej przekonany, że wizje, które obaj autorzy niegdyś przedstawiali raczej się nie sprawdzą.

Bardziej przekonuje mnie inna wizja, którą opisał Alvin Toffler w Szoku przyszłości.
Według niego struktura biurokratyczna już niedługo odejdzie do lamusa, a jej miejsce zajmie tzw. adhockracja. Pracownicy przestaną wykonywać swoją pracę wg utartych schematów. Skończy się praca od 8.00 do 16.00, czy też od 9.00 do 17.00, nie będą też miały racji bytu inne wydłużające standardowy czas pracy modele. Pracownicy przestaną siadać przy swoich biurkach, na swoich krzesłach w pokoju, który od paru lat zajmują te same osoby. Nie będą też zajmować stałych stanowisk, ani stale wykonywać tych samych obowiązków.

W adhockracji będą współpracować ze sobą przy wykonywaniu krótko bądź długoterminowych projektów. Po wykonaniu każdego z nich zespół zostanie rozwiązany, a jego członkowie zajmą się kolejnymi zadaniami. Ich praca będzie przypominać tryb życia koczowników, którzy ze swoimi stadami wędrowali po stepie. Pracownicy przyszłości będą tak wędrować, podejmując kolejne wyzwania, które będą ich bardziej motywować niż wykonywanie wciąż tych samych, wyuczonych czynności.

Komu się ta prognoza przyszłości podoba?
Ja w każdym razie jestem za.
Zresztą już jakiś czas temu zaczęliśmy realizować tę wywróżoną przez Tofflera przyszłość.
Tym początkowym stadium jest bowiem outsourcing.
Nie przywiązuje ludzi do biurek.
Nie każe im pracować od 8.00 do 16.00.
Nie związuje ich z jedną firmą na całe życie (a w każdym razie na wiele lat).
Daje swobodę – jak robisz dla mnie projekt, to nikt ci nie zabrania, żebyś zrobił projekt również dla innej firmy.
Wykonujesz wszystkie usługi dla mnie na czas, to nikt ci nie będzie zabraniał, żebyś wykonywał usługi także dla innych, korzystając ze swego doświadczenia i zaplecza.

A więc na początek adhockracji – outsourcing.

Przecież nikt już sobie nie wyobraża firm, które wszystko wykonują własnym sumptem.

Weźmy taką branżę wydawniczą na przykład.

Gdyby jakieś wydawnictwo kupiło maszynę drukarską, żeby we własnej piwnicy drukować samodzielnie książki, wywołało by raczej uśmiech zdziwienia na ustach konkurencji i pytanie: Po co?

Weźmy takie usługi księgowe.

Rozpoczynający własny biznes przedsiębiorca może oczywiście sam prowadzić własną księgowość, ale jeżeli chce rozwijać właściwą działalność, to powinien zadbać by zajęło się tym biuro rachunkowe.

Te dwa przykłady to oczywistości – ktoś powie.
I dobrze, bo pokazują wyraźnie jak outsourcing na dobre zagościł w naszej mentalności.
Coraz więcej dziedzin i rodzajów działalności podlega tej formie współpracy. Obecnie dobrze prowadzone biznesy zlecają na zewnątrz zadania, które kiedyś wydawały się podstawowe – np. obsługę kadr, czy przechowywanie dokumentów. Ocenia się, że po dłuższym czasie oszczędności ze współpracy z wyspecjalizowaną firmą mogą wynosić nawet kilkadziesiąt procent kosztów „samoobsługi”.

Sprawdź, czy Twoja firma może skorzystać na outsourcingu!

Celem outsourcingu jest obniżenie kosztów przy jednoczesnym podniesieniu jakości produktów lub usług. Jest to możliwe dzięki temu, że firma zajmuje się tylko tym, co stanowi jej podstawową działalność. Zastanów się, czy i Twoja firma nie powinna skoncentrować się na tym, co jej przynosi pieniądze, kupując na zewnątrz wszystkie dodatkowe usługi.

Jakie korzyści przynosi outsourcing?

Badania efektywności firm wskazują, że korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm w zakresie działalności pomocniczej (np. księgowość, kadry, PR itd.) przynosi szereg korzyści.

Najważniejsze korzyści to:

  1. skoncentrowanie się firmy na działalności podstawowej – i możliwość jej doskonalenia w sposób bardziej efektywny niż dotychczas;
  2. rozwiązywanie problemów w zakresie działalności zlecanej na zewnątrz w sposób bardziej profesjonalny i nowoczesny (wyspecjalizowane firmy posługują się na ogół lepszą techniką, znają najnowsze osiągnięcia w zakresie wykonywanych zadań);
  3. możliwość uniezależnienia się od ryzyka „czynnika ludzkiego” – czyli np. urlopów, zwolnień pracowników itp.
  4. odciążenie zarządu firmy od nadzoru nad zlecaną działalnością;
  5. obniżenie kosztów wynagrodzeń – pracownicy służb pomocniczych, nie posiadający kwalifikacji zgodnych z podstawowym profilem firmy, ale korzystający z uprawnień ogółu pracowników, są często przepłacani, korzystają z przywilejów i korzyści ustalonych ze względu na przeważającą część kadry;
  6. zmniejszenie zatrudnienia, zainwestowanego kapitału oraz wymagających obsługi środków trwałych – można dzięki temu bardzo poprawić wizerunek firmy, której wskaźniki efektywności znacznie wzrosną;
  7. długoterminowe ograniczenie kosztów;
  8. w trakcie restrukturyzacji zakładu outsorcing jest szczególnie wartościowy – pozwala wykorzystać wiedzę i doświadczenie osób z zewnątrz oraz przenosi na nie znaczną część ryzyka wystąpienia nieprzewidzianych problemów.

Jak ocenić, czy opłaci się zastosować outsorcing ?

Teoretycznie jest to bardzo proste – powinieneś porównać ofertę operatora zewnętrznego z kompleksowo policzonymi kosztami własnymi. Jednak praktyka pokazuje, że koszty te są najczęściej niedoszacowane. Trudno jest precyzyjnie ustalić, ile kosztuje firmę posiadanie własnego zaplecza transportowego, czy też ile wydaje się na archiwizowanie dokumentów. Koszty te są rozproszone i niemal nieświadomie ponoszone przez rozmaite komórki i osoby w firmie.

Jeszcze trudniej jest oszacować utracone korzyści, tzn. możliwości, których firma nie osiąga dlatego, że wiceprezes „pilnuje” regulaminu gospodarki samochodowej, zamiast uczestniczyć w spotkaniu z kluczowym klientem.

Łatwo „przegapić” korzyści niemierzalne, takie jak poprawa jakości wykonywanej działalności pomocniczej poprzez unowocześnianie technologii. Czasem wysoki poziom profesjonalizmu, nowoczesności i jakości usług „wyoutowanych” staje się inspiracją dla unowocześnienia procesów i przeprowadzenia restrukturyzacji w firmie.

Trudność może sprawić określenie wysokości kosztów własnych w sytuacji zwiększonej produkcji i sprzedaży. Jednak właściwie zrobiona symulacja kosztów może np. wykazać, że firma natknie się na barierę rozwoju właśnie w jednej z działalności pomocniczych. Na przykład zwiększenie liczby kontrahentów o 10% może wymagać zakupu nowych samochodów dostawczych. Dokonana z odpowiednim wyprzedzeniem analiza i podjęcie decyzji o zleceniu usług transportowych innej firmie może nie tylko okazać się tańszym rozwiązaniem, ale również umożliwi wyeliminowanie „wąskich gardeł”.

Nie popełnij dwóch błędów!

Błąd nr 1 – przekazywanie na zewnątrz zbyt wąskiego fragmentu działalności.

Może się wówczas okazać, że metody usługodawcy nie przystają do tak wielu rozwiązań nadal obowiązujących w firmie, że więcej z tym kłopotów niż pożytku.

Dobrym rozwiązaniem jest potraktowanie outsourcingu jako projektu, który trzeba fachowo przygotować. Najkorzystniejszym rozwiązaniem może być zlecenie firmie outsourcingowej opracowanie rekomendacji wdrażanych rozwiązań. Opracowanie takiego projektu jest na ogół oddzielną usługą, za którą trzeba zapłacić, ale ma to swoje dobre strony – nie zobowiązuje ona do zawarcia podstawowej umowy kooperacyjnej z tym samym podmiotem. Dlatego też firma opracowująca projekt nie będzie zainteresowana nadmiernym rozszerzaniem zakresu usług zewnętrznych i jej propozycje będą realne i wiarygodne.

Błąd nr 2 – niedocenianie oporu ze strony pracowników.

Outsourcing wiąże się najczęściej z wieloma zmianami dla pracowników. Zmieniają się nie tylko osoby, z którymi przyjdzie współpracować, ale również – i przede wszystkim – procedury. Konsekwencją outsourcingu jest też na ogół wprowadzenie znacznie surowszych reżimów jakości i terminowości prac na styku firmy macierzystej i firmy zewnętrznej.

Uświadomienie załodze korzyści z outsourcingu oraz przygotowanie jej z wyprzedzeniem do planowanych zmian jest niezbędne do powodzenia przedsięwzięcia. Nieufność i nieżyczliwość w stosunku do personelu firmy zewnętrznej może bowiem bardzo utrudnić uzyskanie prawdziwych korzyści z takiej kooperacji.

Celem adhockracji jest korzystanie z usług firm zewnętrznych.

Oustsourcing rozumiany jako zlecanie na zewnątrz prowadzenia księgowości, PR czy usług transportowych to dopiero początek. Prawdziwym krokiem w stronę adhockracji – takiej, jaką opisywał Toffler – byłoby wydzielenie na zewnątrz dużej części przedsiębiorstwa, czy to jako samodzielnych firm, czy też jako świadczących usługi byłych pracowników. Takie niezależne już firmy usługowe lub wolni strzelcy tworzyliby zespoły projektowe na potrzeby Twojej firmy albo wykonywali pojedyncze zlecenia. Jednocześnie mogliby (jeżeli znaleźliby na to czas) wykonywać podobne zlecenia również dla innych firm.

Taka zmiana jest łatwa tylko do opisana na papierze. W rzeczywistości trzeba brać pod uwagę opór ludzi, z jakim każdemu pracodawcy, dążącemu do tak globalnych zmian, przyszłoby się zmierzyć. I wcale nie jest powiedziane, że wyszedłby z tego pojedynku zwycięsko.

Bowiem opisywana przez Tofflera adhockracja to forma pracy dla osób odważnych, które nie boją się ryzyka i nie potrzebują stabilności zatrudnienia. Żeby ją zaakceptować trzeba posiadać w duszy choć odrobinę krwi koczownika. Trzeba lubić przemieszczać się z miejsca na miejsce i wręcz mieć awersję do zbyt długiego przebywania w jednym miejscu.

Jeżeli chcesz wydzielić jakąś część firmy na zewnątrz, wybierz takich pracowników, którzy są najbardziej elastyczni.
Znacznie łatwiej jest zlecać usługi firmom lub ludziom, którzy już prowadzą samodzielną działalność, niż wydzielać na zewnątrz część firmy. Takie zmiany mogą wywołać opór. Dlatego jeśli zależy Ci, by część Twoich pracowników stała się niezależnymi podmiotami i docelowo realizowała usługi dla Twojej firmy, to spróbuj najpierw zatrudnić jedną, dwie osoby na nowych warunkach lub namów najodważniejszych w firmie do zmian. Reszta pracowników zobaczy wówczas, że to wcale nie jest coś strasznego, i że z takiej formy zatrudnienia można mieć konkretne zyski.

Odważni dadzą dobry przykład i pokażą innym, że tego typu zmiana przynosi wymierne korzyści. Taka forma zatrudnienia jest też doskonałą selekcją – przyciąga osoby, które nie boją się podejmować trudnych wyzwań, i które sprawdzą się na odpowiedzialnych stanowiskach.

Jedne z pierwszych wpadły na ten pomysł firmy ubezpieczeniowe. Zamiast zatrudniać agentów na umowę o pracę, proponowały im prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Osoby już prowadzące działalność gospodarczą lub podejmujące takie wyzwanie okazały się lepszymi agentami. Były bardziej samodzielne, nie obawiały się ryzyka i przeważnie posiadały bardzo ważną cechę, której brakuje dużej liczbie Polaków – mianowicie pewność siebie. Dzieje się tak dlatego, że osoby pracujące na własny rachunek są bardziej otwarte – mają większe zaufanie do siebie, nie boją się kończyć jednego zlecenia, bo wiedzą, że na pewno znajdą następne. Uczą się szybko szukać kolejnych zleceń, bo mają świadomość, że tylko w ten sposób mogą zapewnić sobie ciągłość dopływu pieniędzy na konto. A jak już im się powiedzie i po jednym zleceniu będzie czekać na nich następne, to staną się pierwszymi zwolennikami outsourcingu, nawet jeżeli rok wcześniej nie wyobrażały sobie jeszcze życia bez stałej pracy, biurka i ciągle tych samych osób spotykanych na korytarzu. W ten sposób zrobią pierwszy krok w stronę wieszczonej przez Tofflera adhockracji.

Related Post

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn