Jak kontrolować, aby nie zdemotywować

jak kontrolowac handlowca

Po co stosować kontrolę i jak ją przeprowadzać, aby uniknąć powyższych błędów? Dla większości handlowców kontrola ma zabarwienie negatywne – unikają jej i boją się wyników. Przyczyną takiej sytuacji jest postawa menedżerów, którzy do kontroli podchodzą według zasady: muszę znaleźć błędy i niedociągnięcia w pracy handlowca. Gdy więc okazuje się, że pracownik realizuje wszystkie wyznaczone cele, to menedżer zaczyna sprawdzać inne elementy, i robi to tak długo, aż wykryje błędy handlowca, np. krzywo wywieszona reklama, brak ceny na jednym produkcie, gdy handlowiec sprzedał 5 palet itd. Handlowcy uznają wówczas, że menedżera nie interesuje jakość i wyniki ich pracy, a zależy mu na znalezieniu błędów.

Takie działanie ma bardzo demotywujący wpływ na handlowców. Nie starają się oni zrealizować celów ważnych dla działu sprzedaży, bo po co się przepracowywać i angażować, jeżeli i tak otrzymają negatywną ocenę.

Zamiast tego stosują różne sposoby, aby dobrze wypaść podczas kontroli, np. „malują trawę na zielono” – na wspólną wizytę kontrolną zawożą szefa do zaprzyjaźnionego sklepu, gdzie wszystko jest wystawione wzorowo, a właściciel ciągle chwali profesjonalizm handlowca. Handlowiec dostaje pozytywną ocenę, a szef nie wie, że niemal cała reszta sklepów obsługiwanych przez tego pracownika wygląda znacznie gorzej.

Po co kontrolować handlowców?
Kontrolowanie pracy handlowców jest dla Ciebie ważne, gdyż dzięki temu:
w każdej chwili wiesz jak wygląda realizacja Twojego planu sprzedaży (zarówno w perspektywie krótko jak i długo terminowej) – możesz więc wcześnie zauważyć pojawiające się zagrożenia i skutecznie im przeciwdziałać;

  • w sposób ciągły rozwijasz kompetencje swoich handlowców. Każdy storcheck lub coaching w trakcie którego zauważysz błędy swojego pracownika, jest okazją do zwrócenia mu uwagi i wspólnego wypracowania takiego sposobu działania, aby handlowiec więcej tego błędu nie popełnił.
  • przekazujesz handlowcom informacje o swoich priorytetach, tym co jest dla Ciebie ważne i na co będziesz zwracał szczególną uwagę podczas kontroli – dzięki temu handlowcy wiedzą co muszą zrobić, aby uzyskać pozytywną oceną (spełnić standardy, zrealizować plan, wywiązać się z obowiązków, otrzymać wyższą prowizję od sprzedaży). W ten sposób motywujesz ich również do zwiększenia wysiłków i realizowania kolejnych celów, które im wyznaczasz;

Handlowiec, który zna Twoje priorytety, wie co jest dla Ciebie ważne, za co nagradzasz, a za co karzesz z reguły dostosowuje się do Twoich oczekiwań. Ma bowiem przejrzystą i czytelną informację o tym co ma zrobić, aby np. zarobić na większą premię. Zrealizowanie Twoich oczekiwań jest dla niego łatwiejsze oraz mniej ryzykowne niż próby unikania kontroli, „malowania trawy na zielono”, czy fałszowania raportów. Dzięki zaś informacji zwrotnej dowie się, jak oceniasz jego pracę, w czym jest dobry, a co jeszcze musi poprawić żeby mieć szansę na większą premię lub awans.

Informacja o kontroli

Handlowiec nie będzie się obawiał kontroli, jeżeli wcześniej mu ją zapowiesz, wyjaśnisz jej cele, zasady i korzyści:
-Maciek, jak wiesz mam w zwyczaju prowadzić kontrolę realizacji priorytetów, o których rozmawialiśmy na spotkaniu. Dotyczy to każdego pracownika naszego zespołu. Celem jest przekazanie każdemu informacji na temat zgodności realizacji zadań z założeniami. Dzięki temu będziesz miał możliwość na bieżąco reagować w przypadku, gdyby coś nie szło zgodnie z planem. Ja chętnie będę Cię wspierał w osiągnięciu zamierzonych celów.

Arkusz kontrolny ułatwi pracę
Aby ułatwić sobie pracę, zmniejszyć stres handlowców związany z kontrolą i zmotywować ich do zrealizowania celów, na których Ci zależy, możesz przygotować arkusz kontrolny. Opisz w nim elementy, które będziesz sprawdzał i daj go handlowcom. Arkusz kontrolny jest także użyteczny do analizowania dłuższego okresu pracy handlowca np. oceny okresowej. Kilka kolejnych arkuszy kontroli może być doskonałym materiałem do oceny postępów i skuteczności pracownika.

Upewnij się jeszcze czy zawarte w tym arkuszu zwroty i pojęcia wszyscy (Ty i Twoi pracownicy) interpretujecie w ten sam sposób – dzięki temu unikniesz tłumaczenia:
-A to o to ci chodziło, szefie, bo mi się zdawało, że pisząc „najlepsza możliwa ekspozycja” miałeś na myśli taką, jaka będzie możliwa do załatwienia z kierownikiem sklepu.

Zawartość arkusza kontrolnego
W arkuszu kontrolnym możesz zawrzeć:

1. najważniejsze standardy firmowe, np.

  • czysty samochód,
  • ubiór handlowca zgodny ze standardem, a więc:…
  • aktualne materiały reklamowych w samochodzie, czyli:…
  • posiadanie przez handlowca prezentera, aktualnych druków zamówień i raportów itd.,

2. standardy związane z odwiedzaniem klientów, np.

  • czy w sklepie jest odpowiednia ilość linii asortymentowych/produktów,
  • czy są najważniejsze dla firmy produkty (np.TOP 10)
  • czy są produkty promocyjne,
  • czy są wprowadzone nowości itd.

3. standardy merchandisingowe, np.:

  • czy półka jest ustawiona zgodnie z obowiązującym planogramem,
  • czy w sklepie klienta jest dodatkowa ekspozycja nowej promocji,
  • czy produkty są ustawione przy kasie (przy produktach impulsowych) itd.

W arkuszu kontrolnym nie ma elementów jakościowych związanych z pracą handlowca w relacji z klientem (są one sprawdzane w trakcie coachingu lub wizyt kontrolnych).

Oszczędność czasu
Taki arkusz jest bardzo praktyczny i skraca czas potrzebny na przeprowadzenie kontroli. Gdy pojedziesz na storecheck, to chodząc po sklepie klienta przy każdej pozycji w arkuszu będziesz zaznaczał „Tak” lub „Nie”. Jeżeli zależy Ci na dokładniejszej ocenie możesz wprowadzić skalę – np. 0-5, na której będziesz oceniał stopień realizacji poszczególnych elementów.

Również na przygotowanie się do przekazania handlowcowi informacji zwrotnej z kontroli poświęcisz mniej czasu – wszystkie potrzebne informacje będziesz miał w jednym arkuszu. Zaś sama rozmowa będzie łatwiejsza (zarówno dla Ciebie jak i handlowca), gdyż będziesz mógł operować konkretnymi faktami:
-W 3 obsługiwanych przez Ciebie sklepach, tzn:.., towary nie są ustawione według planogramu.

Ułatwienie dla handlowców
Mając taki arkusz kontrolny, Twoi handlowcy będą dokładnie wiedzieli na co zwracasz uwagę podczas kontroli i będzie im łatwiej spełnić Twoje oczekiwania. Zmotywujesz ich do pracy, niezależnie od tego czy motywatorem będzie chęć zarobienia większej premii za zrealizowanie wszystkich obowiązków, czy chęć uniknięcia problemów – gdy pojedziesz na storcheck i zauważysz zaniedbania. Taki arkusz jest bardzo czytelny i jednoznaczny, nie wzbudza więc w handlowcach poczucia, że jedynym celem kontroli jest zmniejszenie ich premii czy nagana.

Related Post

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn