W każdym zakładzie istnieje potrzeba przekazywania informacji pracownikom. Ogrom tych informacji oraz różnorodność odbiorców sprawia, że istnieje potrzeba usystematyzowania ich przekazu, formy i osób odpowiedzialnych za aktualizację.
O czym warto pamiętać?
Zastanawiasz się:
-
Jak przekazać informację, aby była zrozumiała dla danej grupy odbiorców?
-
Jakie informacje przekazywać?
-
W jakiej formie?
-
Gdzie te informacje umieszczać, aby były widoczne?
-
Jak je aktualizować?
-
Co zrobić, żeby uniknąć nadmiaru informacji i aby były one czytelne?
Przede wszystkim powinieneś określić, do kogo są te informacje skierowane. Czy będą to informacje dla Twoich:
-
klientów,
-
dostawców czy też
-
pracowników?
Informacja dla osób zewnętrznych
-
Jeżeli są to informacje dla osób zewnętrznych, czyli klientów i dostawców, powinny być umieszczone w takim miejscu, gdzie klient lub dostawca przebywa i gdzie znajdzie chwilę, aby na nie zerknąć:
-
Może to być na przykład w holu przy recepcji, gdzie klient chwilę czeka na swojego rozmówcę.
-
Może to być w pomieszczeniu działu Zaopatrzenia, gdzie często odbywają się negocjacje. Przerwa na kawę pozwoli na zapoznanie się z bieżącymi informacjami.
-
Nie zapomnij o języku, w jakim powinny być informacje:
-
Jeżeli Twoimi klientami są obcokrajowcy, pamiętaj o tym, aby były one w języku znanym klientowi, np. angielski, niemiecki.
Jak przekazywać informacje pracownikom?
Jeżeli są to informacje dla pracowników produkcyjnych, to w zależności od rodzaju informacji powinny być umieszczone na obowiązującym obszarze, przy procesie, którego dotyczą, w miejscu, gdzie pracownicy przechodzą do pracy, jedzą śniadanie itd.
Jakie informacje chcesz przekazywać?
-
wyniki jakościowe, informujące o tym, czy realizujesz postawione zadania,
-
o zmianach organizacyjnych,
-
o zmianach procesowych,
-
o szkoleniach,
-
wyniki monitorowania procesu,
-
znaki informujące o podstawowych zasadach obowiązujących na obszarze itd.
Określ formę przekazu
Ważna jest też forma przekazywanych informacji:
-
Czy ma to być wykres czy tabela z liczbami?
-
Drukowane czy pisane odręcznie?
-
Jaka wielkość liter?
-
Jaka wielkość arkusza?
-
Kolorowa czy biało-czarna?
-
Ile informacji można umieścić na tablicy, aby w natłoku nie umknęły najważniejsze z nich?