Pamiętaj o odpowiedniej wizualizacji informacji w Twojej organizacji

W każdym zakładzie istnieje potrzeba przekazywania informacji pracownikom. Ogrom tych informacji oraz różnorodność odbiorców sprawia, że istnieje potrzeba usystematyzowania ich przekazu, formy i osób odpowiedzialnych za aktualizację.

O czym warto pamiętać?
Zastanawiasz się:

  • Jak przekazać informację, aby była zrozumiała dla danej grupy odbiorców?
  • Jakie informacje przekazywać?
  • W jakiej formie?
  • Gdzie te informacje umieszczać, aby były widoczne?
  • Jak je aktualizować?
  • Co zrobić, żeby uniknąć nadmiaru informacji i aby były one czytelne?

Przede wszystkim powinieneś określić, do kogo są te informacje skierowane. Czy będą to informacje dla Twoich:

  • klientów,
  • dostawców czy też
  • pracowników?

Informacja dla osób zewnętrznych

  1. Jeżeli są to informacje dla osób zewnętrznych, czyli klientów i dostawców, powinny być umieszczone w takim miejscu, gdzie klient lub dostawca przebywa i gdzie znajdzie chwilę, aby na nie zerknąć:
  • Może to być na przykład w holu przy recepcji, gdzie klient chwilę czeka na swojego rozmówcę.
  • Może to być w pomieszczeniu działu Zaopatrzenia, gdzie często odbywają się negocjacje. Przerwa na kawę pozwoli na zapoznanie się z bieżącymi informacjami.
  1. Nie zapomnij o języku, w jakim powinny być informacje:
  • Jeżeli Twoimi klientami są obcokrajowcy, pamiętaj o tym, aby były one w języku znanym klientowi, np. angielski, niemiecki.

Jak przekazywać informacje pracownikom?

Jeżeli są to informacje dla pracowników produkcyjnych, to w zależności od rodzaju informacji powinny być umieszczone na obowiązującym obszarze, przy procesie, którego dotyczą, w miejscu, gdzie pracownicy przechodzą do pracy, jedzą śniadanie itd.

Jakie informacje chcesz przekazywać?

  • wyniki jakościowe, informujące o tym, czy realizujesz postawione zadania,
  • o zmianach organizacyjnych,
  • o zmianach procesowych,
  • o szkoleniach,
  • wyniki monitorowania procesu,
  • znaki informujące o podstawowych zasadach obowiązujących na obszarze itd.

Określ formę przekazu
Ważna jest też forma przekazywanych informacji:

  • Czy ma to być wykres czy tabela z liczbami?
  • Drukowane czy pisane odręcznie?
  • Jaka wielkość liter?
  • Jaka wielkość arkusza?
  • Kolorowa czy biało-czarna?
  • Ile informacji można umieścić na tablicy, aby w natłoku nie umknęły najważniejsze z nich?

Related Post

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn