Na przestrzeni ostatnich lat w niemal każdym przedsiębiorstwie coraz większą uwagę zwracają na siebie przebiegające w jego ramach procesy. W nowym podejściu do tematyki procesów i zarządzania nimi upatruje się możliwości usprawnienia działań przedsiębiorstwa, zwiększenia jego efektywności, a tym samym zwiększenia szansy przetrwania na stawiającym coraz wyższe wymagania otoczeniu konkurencyjnym. Pomimo tego, że procesy zawsze były nieodłącznym elementem systemów gospodarczych, dopiero w ostatnich latach zwrócono na nie należną im uwagę. Stwierdzić można, że proces towarzyszy każdej działalności ludzkiej i zazwyczaj rozumiany jest jako „przebieg następujących po sobie, powiązanych przyczynowo, określonych zmian, stanowiących kolejne stadia, fazy, etapy rozwoju czegoś; przebieg, rozwijanie, przeobrażanie się czegoś”.
Rozszerzając przyczynowo-skutkowy charakter powyższej definicji, proces ująć można jako ciąg następujących po sobie wydarzeń i wywołanych przez nie działań. Procesy postrzegane jako łańcuchy działań stanowią istotę funkcjonowania każdego systemu. Proces z gospodarczego punktu widzenia postrzegać można jako „zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i działań, przekształcających stan wejściowy w wyjściowy”. Definicja ta zwraca uwagę na to, że każdy proces kończy się stanem wyjściowym, czyli rezultatem. Dla odbiorcy efektów procesów – na przykład konsumenta oczekującego dobra, które zaspokoi jego potrzeby – nieważny jest zwykle sam przebieg procesu, liczy się natomiast jego efekt, stan wyjściowy.
Wychodząc z założenia, że celem działalności organizacji gospodarczych funkcjonujących w otoczeniu konkurencyjnym jest zaspokojenie potrzeb klienta, efekty końcowe procesów w postaci wytworzonych produktów i usług charakteryzować powinny się jak największą wartością dla konsumenta. Tworzące procesy działania podzielić można na dodające wartość do końcowego produktu i na te, które tej wartości nie dodają. Szacuje się, że czas, w którym produkt zyskuje wartość dodaną, stanowi od 0,05 do 5% czasu, w którym przebywa on przedsiębiorstwie. Pozostały czas przypada na oczekiwanie na ukończenie serii produkcji, w którym wytwarzany jest półprodukt i usługa potrzebne do ukończenia danego produktu, czas potrzebny na ukończenie innej czynności produkcyjnej lub nieprodukcyjnej, lub też czas upływający na podjęcie decyzji o przesłaniu serii produkcyjnej do następnego etapu wytwarzania. Jednym z kluczowych aspektów zwiększenia efektywności procesów jest zmiana ich w sposób, który pozwoli na zmniejszenie nakładów poświęcanych na działania nie dodające wartości do końcowego efektu.
Odbiorca finalny zazwyczaj nie jest zainteresowany przebiegiem procesów, za sprawą których wytwarzane i dostarczane są potrzebne mu dobra. Interesuje go końcowy efekt, czyli produkty i usługi, które zaspokajają jego potrzeby. Z kolei dla producenta zwiększenie efektywności procesów, a tym samym organizacji jako całości, jest jednym z kluczowych elementów osiągnięcia przewagi nad konkurencyjnymi podmiotami.Za podstawowe kryteria współczesnej konkurencji przyjmuje się trzy czynniki: czas, koszt i jakość. Patrząc na procesy z punktu widzenia działających na rynku podmiotów te trzy czynniki mają decydujący wpływ na efektywność ich działania. Od czasu, w których wykonywane są przebiegające w nich procesy, ich kosztu oraz jakości dóbr uzyskiwanych jako efekt końcowy uzależniona jest zdolność do przetrwania w otoczeniu konkurencyjnym.Kryteria czasu, kosztu i jakości wzajemnie się subsydiują – obniżenie kosztów wiąże się zazwyczaj ze zmniejszonym poziomem jakości, podwyższenie jakości – z koniecznością zwiększenia nakładów czasu. Zjawisko subsydiowania tych trzech kryteriów określa się terminem trade-off. Za zapewnienie satysfakcji odbiorcy wytwarzanych dóbr czy usług odpowiedzialne jest kryterium jakości, koszt i czas decydują o długoterminowych korzyściach, osiąganych przez organizację.
Ponieważ efektywność procesów przekłada się na efektywność systemu jako całości, obecnie coraz więcej organizacji reorganizowanych jest właśnie pod kątem procesów. Procesowe spojrzenie na organizację jest podstawą przy wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych czy norm zarządzania jakością ISO. Organizacje zorientowane na procesy nie są już niczym niezwykłym – co oznacza nie tylko poprawę jakości wytwarzanych dóbr i efektywności działania, ale również zmianę sposobu pracy i kultury organizacyjnej.