Przeszkadzajki (bo tak będę je teraz nazywał) to rzeczy które nam przeszkadzają. Są faktem w dzisiejszym świecie. Często sprawy kogoś innego są na tyle ważne, że nie mogą czekać i muszą być skończone teraz. Dodajmy do tego jeszcze działania innych osób, które nie wiedzą, że jesteśmy zajęci a także rzeczy, które nie przeszkadzają nam celowo – dzwoniący telefon, pukanie do drzwi, warczący z głodu brzuch – wszystkie te “przeszkadzajki” muszą zostać ograniczone, by zarządzanie czasem pracy mogło być efektywne.
Jak zatrzymać te “przeszkadzajki”? Jak możesz skończyć to nad czym pracujesz nie będąc ciągle rozkojarzonym przez te wszystkie rzeczy?
Zrób listę.
Jakie “przeszkadzajki” najczęściej występują w twoim przypadku? Wiele z nich jest zbyt błahych, by nawet o nich pomyśleć; dzwoniący telefon, pukanie do drzwi itp. Podobne rzeczy zdarzają się czasem zbyt często, by właściwie umieścić je na liście. Ale powodem, dla którego powinieneś umieścić je na liście jest to, że bardzo często ludzie pozwalają takim “przeszkadzajkom” właśnie na przeszkadzanie im bardzo często! Są takie, które oczywiście możesz kontrolować, ale są też takie, których z taką łatwością kontrolować nie możesz. Jeśli pomyślisz o tym, co przeszkadza ci najczęsciej, możesz stanąć z problemem twarzą w twarz i rozprawić się z tym bardziej efektywnie.
Zadaj sobie pytanie, czy te sytuacje są częstym powodem, dla którego zarządzanie czasem pracy jest nieefektywne:
- Dzieci próbujące zwrócić na siebie uwagę
- Gry komputerowe lub przeglądanie internetu
- Rodzina lub przyjaciele dzwoniący na telefon, żeby porozmawiać
- Chęć zaczęcia nowego projektu / zadania, albo zajęcia się czymś zupełnie innym niż to, co musisz wykonać teraz
- Telewizja
- Oczywiście – własna nuda.
Pomyśl przez chwilę jak tego typu rzeczy potrafią przeszkodzić ci w twojej pracy, zmniejszyć efektywność wykonywania danego zadania. Pomyśl teraz, że żadne z tych czynności nie jest tak na prawdę na tyle ważne, żeby pozwolić na to, by ci przeszkadzało!
Zarządzanie czasem pracy powinno rozpocząć się właśnie od stworzenia takiej listy a następnie eliminowania punkt po punkcie wszystkiego, co ogranicza twoją efektywność.
6 Porad Dla Zarządzania Czasem Pracy
Naucz się efektywnie zarządzać czasem!Zarządzanie czasem to jedna z tych umiejętności, której nie nauczą cię w szkole, jednak musisz się jej nauczyć. Nie ma znaczenia jak bardzo jesteś mądry, jeśli nie umiesz dobrze zarządzać informacją i czasem pracy. Nie ważne, jak bardzo jesteś uzdolniony, jeśli brak tej
umiejętności trzyma cię z dala od wykonania zadania.
Oto 6 porad, które pomogą ci w lepszej organizacji swojej pracy:
1. Nie zostawiaj wiadomości siedzącej w twojej skrzynce pocztowej.
Organizuj swoje wiadomości e-mail w folderach. Jeśli wiadomość potrzebuje dalszego, głębszego skupienia i przemyślenia, przenieś ją na swoją Listę rzeczy do zrobienia. Jeśli jest to ważna wiadomość, do której musisz się odnosić podczas swojej pracy – wydrukuj ją. Jeśli to spotkanie – przenieś ją do kalendarza.
2. Wielozadaniowość jest zła.
Dla ludzi, którzy nie wychowywali się oglądając telewizję, jednocześnie pisząc smsy, do tego robiąc pracę domową w tym samym czasie, wielozadaniowość jest zabójcza. Wielozadaniowość obniża produktywność, niezależnie od tego, kim jesteś. Postaraj się ją ograniczać. Jeśli zacząłeś jeden projekt, skończ go, zanim przystąpisz do drugiego.
3. Najważniejsze rzeczy rób na początku.
Kiedy skończysz pracę nad rzeczą wymagającą największego wysiłku, lub po prostu najważniejszą w danym czasie, kolejne zadania przyjdą z większą łatwością. Nie będziesz odczuwać takiej presji, ponieważ będziesz miał poczucie, że to, co miało być priorytetem tego dnia, zostało już wykonane.
4. Sprawdzaj swój e-mail regularnie
Regularnie? Otóż chodzi mi o to, żebyś sprawdzał go w wyznaczonych prez siebie godzinach. Nie przesiaduj niepotrzebnie z włączoną skrzynką pocztową, oczekując na jakąś wiadomość. To strata czasu. Wyznacz sobie godziny, w których sprawdzasz pocztę i rób to tylko w tym czasie.
5. Wiedz, kiedy pracujesz najwydajniej.
Człowiek jest najproduktywniejszy z rana, kiedy jest wypoczęty. Jednak każdy człowiek może mieć inny “swój najlepszy czas”. Przypomnij sobie, jaka pora dnia jest najlepsza dla ciebie i najważniejsze zadania wykonuj właśnie w tym czasie.
6. Organizuj swoją “listę rzeczy do zrobienia” każdego dnia.
Jeśli zastanawiasz się, co masz danego dnia zrobić, jak możesz zarządzać swoim czasem? Niektórzy ludzie lubią sporządzać taką listę ręcznie, poniważ pokazuje to ich poświęcenie dla każdej rzeczy znajdującej się na liście. Możesz również skorzystać z odpowiedniego programu komputerowego, lub chociażby swojego telefonu – w dzisiejszych czasach każdy telefon posiada taką funkcję.