Znalazłeś kontrahenta na Wschodzie, nawiązałeś z nim kontakt, podpisałeś umowę. Jednak to nie wszystko. Znajomość specyfiki firm wschodnich jest dla Ciebie równie ważna przy dalszej współpracy.
W oczach klienta jesteś już firmą, z którą warto prowadzić interesy. Aby to wrażenie podtrzymać, należy zwrócić uwagę na pewne aspekty współpracy, szczególnie istotne, gdy Twoim partnerem jest firma z kraju wschodniego.
Ustal formę płatności.
Z czasem, po dokładnym poznaniu klienta, możesz zrezygnować z przedpłaty na rzecz przelewu z odroczonym terminem płatności. Bez względu na termin, przyjmij nieprzekraczalny limit zadłużenia. Jednak w przypadku małej firmy, np. jedno- lub kilkuosobowej, zachowaj daleko posuniętą ostrożność – dotyczy to Rosji, Białorusi, Ukrainy. Zdarza się, że jeden przedsiębiorca prowadzi kilka spółek jednocześnie i w przypadku kłopotów zamyka jedną z nich. A dochodzenie swoich roszczeń na drodze sądowej jest w tych krajach bardzo skomplikowane.
Używaj coraz mniej formalnego języka.
W bieżącej korespondencji używaj języka jak najmniej oficjalnego. Na tym etapie współpracy na Waszej korespondencji mogą się już nawet zdarzyć odręczne dopiski, dokonywane przez któregoś z kontrahentów.
Nie ograniczaj się do korespondowania na piśmie (obojętnie, czy jest to faks, czy e-mail).
W celu podtrzymania jak najlepszych relacji z najważniejszymi klientami powinieneś jak najczęściej rozmawiać telefonicznie. Nawet jeżeli nie masz konkretnych tematów biznesowych do omówienia, warto poświęcić chwilę na krótką rozmowę. Pozwala to na wytworzenie silnej więzi. Pamiętaj o urodzinach czy imieninach, wyślij życzenia świąteczne. Takie działania, mimo że nie mają zbyt wiele wspólnego z prowadzonymi interesami, na pewno zaowocują w przyszłości. Bliskie więzi powodują, że Twój partner nie pozwoli się zbyt łatwo podejść konkurencji. Przyjmij, że musisz z nim odbyć przynajmniej jedną rozmowę telefoniczną w tygodniu.
Jeżeli współpraca rozwija się w Twoim odczuciu pomyślnie, zaprzestań poszukiwania innych kontrahentów w podległym Twojemu partnerowi rejonie.
Nawet jeżeli nie masz w umowie zapisów o wyłączności terytorialnej, partnerzy wschodni często oczekują swego rodzaju ochrony własnych interesów. Z wielkim niesmakiem przyjmują informację (a na pewno prędzej czy później dowiedzą się o tym), że zdecydowałeś się na taki krok.
Wyposaż kontrahenta, jako Twojego przedstawiciela, w odpowiednie narzędzia marketingowe.
Chodzi tu o firmowe upominki dla jego klientów, odpowiednią liczbę katalogów czy folderów (w tych przypadkach bezwzględnie w języku ojczystym).
Przynajmniej raz w roku spotkaj się z kontrahentem osobiście.
Okazją do tego mogą być imprezy targowe, jednak warto również odbywać takie spotkania w jego siedzibie. Pozwoli to na rozeznanie się w wielkości firmy, gamie oferowanych (poza Twoimi) towarów, etapie rozwoju itd. Często również podczas takich spotkań „wychodzą na światło dzienne” tematy, o których nie dowiedziałbyś się, korespondując czy prowadząc rozmowy telefoniczne.
Spotkania takie zawsze kończą się wymianą podarunków. Ze strony partnera wschodniego najczęściej otrzymasz butelkę dobrego alkoholu. W rewanżu możesz wręczyć upominki firmowe, ale nie takie, jakie otrzymują zwiedzający na targach, tylko specjalne ekskluzywne zestawy. Może to być np. pióro w etui z wygrawerowanym imieniem partnera i logo naszej firmy. Warto posiadać kilka takich zestawów, ponieważ może się zdarzyć, że w spotkaniu będzie uczestniczyć większa liczba osób. Brak takiego podarunku z Twojej strony może zostać odebrany jako nietakt.
Dbaj o pełen profesjonalizm w bieżącej obsłudze klienta.
Musisz na to uczulić handlowców Twojego działu. Szybkość obsługi, dokładne przygotowywanie ofert, sprawne rozwiązywanie problemów (raczej ich nie unikniesz) pozwolą prowadzić współpracę ze wschodnim partnerem długo. Ku obopólnej korzyści.