Henri Fayol w 1916 roku określił pięc funkcji zarządzania:
- Planowanie
- Organizowanie
- Wydawanie poleceń
- Koordynowanie
- Kontrolowanie
Funkcje te były następnie uzupełniane, modyfikowane, łączone. Zawsze jednak niezmiennie występowała funkcja planowania. Przygotowując kilka wersji sposobu dojścia do celu możemy każdy z nich zweryfikować stosując różne kryteria i wybrać sposób najlepiej odpowiadający możliwościom realizacyjnym. Ponieważ każde przedsięwzięcie zawsze wiąże się z ryzykiem, planując przedsięwzięcie możemy przygotować plany rezerwowe na wypadek, gdyby określone ryzyko zmaterializowało się. Plan jest modelem a modele pozwalają nam uniknąć kosztownych błędów, które prowadzą do niepowodzeń projektów.
Doświadczenie pokazuje, że zwykle nie mamy wystarczająco dużo czasu na właściwe zaplanowanie naszych działań, ale zawsze znajdujemy czas na usuwanie lub łagodzenie skutków braku lub złego planowania.
Nawet najlepiej przemyślany plan nie zostanie zrealizowany, jeśli nie zorganizujemy zespołu ludzi, którzy będą umieli nim zarządzać i wytworzyć lub pozyskać produkty. Dobór właściwych zasobów do realizacji poszczególnych działań to tez planowanie.
Nie jest rzadkością, że wiele czasu poświęcamy na zbyt szczegółowe planowanie a tworzone plany się dezaktualizują zanim przystąpimy do ich realizacji.
W całym okresie życia produktu można wyróżnić wiele cykli życia projektów, np. kiedy pierwszy raz wprowadzamy produkt do produkcji, kiedy dokonujemy jego modernizacji, czy kiedy przygotowujemy się do wycofania produktu z produkcji i sprzedaży.
W cyklu życia projektu wyróżniamy:
- Fazę przygotowania projektu
- Etapy zarządcze (pozwalające na skuteczne zarządzanie częściami projektu wyznaczonymi przez istotne punkty decyzyjne
- Punkty kontrolne (przeglądy kontynuacyjne)
- Zadania i grupy zadań, których celem jest wytworzenie lub pozyskanie konkretnych produktów
Wybór wzorca cyklu życia projektu
Przystępując do planowania projektu nie musisz wymyślać wszystkiego od początku. Warto pamiętać, że we współczesnym świecie codziennie realizowanych jest dziesiątki tysięcy projektów. Wielkie projekty realizuje NASA i firmy uruchamiające produkcję nowoczesnych samolotów, ale wiele firm realizuje projekty, które maja wytworzyć potrzebne im wyniki. Są to projekty różnych typów, związane z różnymi obszarami ich funkcjonowania:
- Rozwój systemu – opracowanie nowego produktu
- Integracja produktu/systemu – włączenie istenijących rozwiązań do funkcjonującego systemu
- Produkcja – poprawa istniejącego systemu produkcji (redukcja kosztów, skrócenie cyklu)
- Badania i rozwój – odkrycie nowego sposobu rozwiązywania problemu
- Obiekty – budowa nowego obiektu (urządzenia), spełniającego zdefiniowaną potrzebę
- Usługi – realizacja unikatowych usług na indywidualne zamówienia klientów
Planowanie produkcji szkolenia online
Cykl życia projektu wg PRINCE2:
- Przygotowanie projektu
- Inicjowanie
- Realizacja z podziałem na etapy zarządcze
- Zamykanie
- Eksploatacja produktów (zwykle poza projektem)
Cykl życia projektu wg NASA:
- Formułowanie
- Faza przedwstępna fazy A: wstępna analiza wymagań
- Faza A: Studium potrzeb misji i studia różnych koncepcji
- Faza B: Definicja koncepcji
- Wdrożenie
- Faza C: Konstruowanie (projektowanie) i rozwój
- Faza D: Wytworzenie, integrowanie, testowanie i certyfikowanie
- Eksploatacja
- Faza E: Przedeksploatacyjna
- Faza F: Operacyjna aż do likwidacji produktów projektu
- PRINCE2
- Metodyka zarządzania projektami opracowana i rozwijana z inicjatywy rządu Wielkiej Brytanii, która stała się de facto światowym standardem zarządzania projektami. Zamiast tworzyć własna metodykę niezrozumiałą dla partnerów i klientów, o wiele łatwiej jest poznać i zastosować międzynarodowy język i sposób zarządzania nimi.
- Planowanie oparte na produktach
- Technika planowania projektów obowiązująca w projektach zarządzanych wg PRINCE2™, wywodząca się ze skarbnic wiedzy o zarządzaniu projektami, jakimi są PMBOK® opracowane przez PMI® – Project Management Institute w USA i APM Body of Knowledge opracowane przez Association for Project Management w Wielkiej Brytanii. W technice tej na pierwszym miejscu są stawiane produkty projektu, a później dopiero działania, które służą ich wytworzeniu lub pozyskaniu.