Bardzo często kierownik projektu zastanawia się jaki standard jakości przyjąć za obowiązujący podczas realizacji projektu. Organizacja, na rzecz której wykonywana jest praca po prostu oczekuje wysokiej jakości produktu i… na tym rola odbiorcy się kończy. Takie podejście skutkuje wieloma problemami podczas przekazywania produktu i implementacji u odbiorcy. Wtedy zaczynają się problemy. Dyskutujemy na tematy, które zdecydowanie powinny być poruszone w trakcie inicjacji, najpóźniej definicji projektu, a nie w trakcie implementacji wyników projektu. Szczególne ostre konflikty rozpoczynają się gdy obie strony inaczej rozumieją co oznacza wykonanie kontraktu. Wtedy zaczyna się wertowanie ustaleń pisemnych i okazuje się, że tak naprawdę interpretacje mogą być krańcowo różne. Z takim podejściem można zetknąć się na co dzień. Na przykład wykonawca uważa, że kontrakt jest wykonany, gdy instalacja działa poprawnie, natomiast odbiorca jest przekonany o pozytywnym wywiązaniu się z umowy, gdy produkt opuszczający instalacje spełnia określone kryteria. No i zaczyna się spór. Taki błąd jest nagminnie powtarzany w naszej polskiej praktyce budowlanej, a nasila się ostatnio przy wykonawstwie skomplikowanych kontraktów sponsorowanych przez fundusze europejskie, gdzie sprytni wykonawcy starają się wcisnąć wygodną dla siebie interpretacje kontraktu niedoświadczonym polski beneficjentom.
Nieco mniej problemów jest już z wyegzekwowaniem jakości podczas praktycznych działań. Tutaj już mamy ogólne zasady i sposoby postępowania. Weźmy choćby coraz bardziej popularny PM BOK, którego tłumaczenie polskie jest już dostępne na naszym rynku. Do tego można dołożyć cała stertę przedmiotowej literatury – nie straszne są już takie terminy jak black belt, 6 sigma, JIT a nazwiska Juran czy Deming już wiele mówią. A wiec problem leży gdzieś indziej.
Otóż wymagania jakościowe, kryteria odbioru gotowego produktu powinny płynąć z organizacji do projektu a nie odwrotnie. Plan Jakości jako integralna cześć Planu Projektu powinien identyfikować procedury i działania niezbędne do otrzymania produktu o parametrach akceptowanych przez odbiorcę. I wtedy niespodzianek będzie znacznie mniej, co nie oznacza, że i tak odbiorca jeszcze czymś nas nie zaskoczy.