„… Widziałem wielkie firmy, które stawały się jedynie cieniem tego, czym były dawniej, ponieważ ktoś uważał, że można nimi zarządzać po prostu tak, jak zawsze były zarządzane, a chociaż to zarządzanie mogło być w swoim czasie nawet najdoskonalsze, doskonałość ta polegała na najwyższej wrażliwości na to, co działo się wówczas, a nie na niewolniczym naśladowaniu dnia wczorajszego…” Henry Ford
Od kilku lat toczy się nieustanna dyskusja na temat kształtu przedsiębiorstwa XXI wieku. Powstające wizje, niejednokrotnie znacznie się od siebie różniące, zdają się zmierzać w końcu, ku jednolitej koncepcji. Zauważana potrzeba zmian, utworzenia organizacji która sprosta rosnącym wymaganiom dynamicznie rozwijającego się rynku, są najczęściej wysuwanymi postulatami.
Ze wszystkich tych obrazów, wyłania się spójna całość, przewidująca kształt nowoczesnego przedsiębiorstwa jako:
- organizację z możliwie płaską strukturą wewnętrzną,
- opartą na grupach specjalistów, pozbawioną kierowników niższego szczebla ( kierowników pierwszej linii),
- o przejrzystym podziale hierarchicznym,
- określonym podziale kompetencji i odpowiedzialności za osiągane efekty,
- umiejąca nawiązywać wewnętrzne i zewnętrzne odpowiednio otwarte stosunki międzyludzkie,
- ceniąca wiedzę i pomysłowość, w której pracownicy nie boją się podejmować decyzje i ponosić za nie odpowiedzialność.
Bardzo otwarte podejście do wyobrażenia o przedsiębiorstwie XXI wieku, prezentuje Józef Penc.
„… Wobec tak poważnych i różnorodnych zmian zewnętrznych organizacje także muszą się zmieniać, muszą dostosowywać, nawet z pewnym wyprzedzeniem, własną zmienność”.
Pens podkreśla konieczność szybkiego i sprawnego działania, w celu zaspokajania potrzeb klientów i konkurowania z innymi firmami przewagą tworzonych dla nich wartości. Zauważa też potrzebę zmian w relacjach z pracownikami, aby zaangażować ich siły we wspólne kierowanie przedsiębiorstwem.
Penc przytacza pytania na jakie powinni odpowiedzieć zarządzający, aby wybrać przyszłą drogę dla swoich organizacji:
Uczenie się dostosowywania: W jaki sposób organizacja może efektywnie radzić sobie z ciągłymi, wielowymiarowymi zmianami? Jak może ona spotęgować swoje umiejętności uczenia się i dostosowywania? (w oparciu o koncepcję organizacji inteligentnej- przyp. aut.)
Struktura: W jaki sposób firma winna być zorganizowana, aby maksymalnie szybko reagować na często nieprzewidziane zmiany rynkowe? Jakie powinny być relacje z siecią własnych klientów i dostawców?
Umiejętności: Jakie cechy przywódcze niezbędne są dla kierowania jutrzejszymi organizacjami? Jakie umiejętności będą istotne dla osiągnięcia sukcesu na wszystkich poziomach organizacji w tak dynamicznym otoczeniu?
Style kierowania: Co dzieje się wtedy, gdy dyrektywno -kontrolne style kierowania kolidują z bieżącymi wysiłkami na rzecz upodmiotowienia pracowników? Jak podejmować decyzje w biznesie, kiedy więcej pracowników ma większy dostęp do większej liczby informacji?
Wpływ technologii informacyjnych: Co stanie się ze strukturami przemysłowymi, gdy „rynki elektroniczne” umożliwią kupującym i sprzedającym, bez względu na ich wielkość, odnalezienie się w dowolnej części świata bez pośrednictwa ludzi?
Nowe metody pracy: Jak ludzie będą pracować w zespołach w warunkach znacznego zwiększania możliwości komunikowania się i koordynacji? Czy potrzeba będzie mniej dużych biur i fabryk? Czy więcej ludzi będzie korzystało z telepracy?
Innowacje: W tak konkurencyjnym świecie, gdzie większe szansę wygrania maja firmy, które pierwsze rozpoczną i wdrożą nową ideę, w jaki sposób organizacje mają tworzyć takie środowisko, które generuje nieustanną innowacyjność?
Środki osiągania sukcesu: Jeśli jest tak, że kapitał intelektualny i inne zasoby niematerialne będą odgrywać większą rolę w osiąganiu sukcesu, to czy umiemy zaadoptować tradycyjne instrumenty księgowe dla celów lepszego przedstawienia zasobów, długów i długoterminowych perspektyw firmy?
Penc, formułuje obraz przedsiębiorstwa XXI wieku jako:
” … organizacja przyszłości będzie miała dużą elastyczność i będzie organizmem zdolnym do adaptacji, nie będzie czuć się zagrożona zmianami, a nawet z ochotą będzie dążyć do ich wprowadzenia. Będzie stale poszukiwać nowych rozwiązań, aby lepiej przystosować siebie i swoje produkty do zróżnicowanych upodobań, obyczajów i wzorów kulturowych potencjalnej klienteli.”
Organizacja przyszłości będzie się cechowała jeszcze jedną istotną cechą: – będzie organizacją ponad kulturową i ponad terytorialną:
„… pojęcie to oznacza, iż wzorce zachowań, które dzisiaj są ograniczone i hamowane przez od dawna ustalone granice między szczeblami organizacji i funkcjami oraz między terytoriami geograficznymi, zostaną zastąpione zasadą swobodnego poruszania się ponad tymi ograniczeniami. Organizacje przestaną wykorzystywać granice do oddzielania ludzi, zadań, procesów i miejsc. Zamiast tego, działania będą koncentrowały się wokół tego, jak pokonać owe granice, aby szybko przekazać idee, informacje, decyzje, umiejętności, wynagrodzenia i czyny w miejsca, gdzie są one najbardziej pożądane. Taka właśnie postawa intelektualna będzie tworzyć i kształtować organizacje przyszłości.”
Zmienność organizacji, czy raczej zdolność do zmian, jako niezbędny element jej istnienia, podkreśla też D. Miller:
” Jej kształt i wygląd będzie ulegał zmianom w miarę, jak środowisko i wymagania wobec niej będą się zmieniać (…) będzie podejmować coraz inne wyzwania i zmieniać zasady działania”, zdolność do zmian adaptacyjnych przyrównuje do umiejętności kameleona: „… organizacja przypominająca kamelona charakteryzuje się pięcioma cechami: większą elastycznością, zaangażowaniem w sprawy jednostki, pełnym wykorzystaniem potencjału pracy zespołowej, silnymi kompetencjami podstawowymi i zamiłowaniem do różnorodności. (…) Przyszłość należy do organizacji stworzonej na wzór kameleona – żywego organizmu, który jest tak zharmonizowany z otaczającym go środowiskiem, że potrafi się do niego szybko przystosować. Jeszcze bardziej zaskakujące jest to, że kameleon potrafi przystosować się niemal bez żadnego wysiłku”.
Większość powstających obecnie koncepcji wyraźnie ewoluuje w kierunku obrazu przedsiębiorstwa, jako organizacji inteligentnej. Organizacji która zmiany w otaczającym ją środowisku, postrzega nie jako zagrożenie jej bytu, ale jako okazję do wykorzystania w celu osiągnięcia wymiernych korzyści. Wszystkie decyzje podejmowane w organizacji inteligentnej będą opierać się na posiadanej wiedzy, a każde nowe doświadczenie będzie podstawą do jej poszerzenia.
Organizacja inteligentna, opierać się będzie na potencjale wszystkich jej pracowników, którzy, dla realizacji własnych celów, będą dążyć do ciągłego jej rozwoju. Reagować będzie z równym zaangażowaniem na sygnały przesyłane przez rynek, w rozumieniu dostawców i klientów, ukierunkowana będzie na zaspokojenie potrzeb pracowników w celu zwiększenia ich udziału w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Działania ukierunkowane będą na ciągłe zwiększanie potencjału swojej wiedzy. Stymulowanie wysiłków wszystkich jej uczestników w celu zgromadzenia najdoskonalszego kapitału, kapitału wiedzy, w celu zapewnienia sobie przewagi nad konkurentami. Przewagi, objawiającej się stworzeniu mechanizmów pozwalających na efektywne wykorzystywanie zmian zachodzących w jej otoczeniu.
Nastąpi przyspieszona akumulacja wiedzy i wiedza ta będzie przekazywana znacznie szybciej, a kapitał ludzki będzie doskonalony w tempie przyspieszonym i bardziej wnikliwie, niż obecnie. Będzie on też bardziej konkurencyjny wobec każdego innego kapitału, którym dysponuje organizacja.
Panuje powszechna zgodność, co do konieczności takich zmian w organizacji, aby umożliwić tworzenie się, w zależności od zaistniałej sytuacji, grup roboczych skupionych na rozwiązywaniu doraźnych zadań. Zapewnienie mobilności pracowników wewnątrz organizacji, możliwości natychmiastowego skupienia się na wykorzystaniu zmiany otoczenia, zapewnione będzie przez tworzenie elastycznych układów pomiędzy poszczególnymi komórkami, a raczej ludźmi skupionymi wokół nich. Wiedza nabyta przez podmioty tych związków, a raczej możliwość jej natychmiastowego wykorzystania w każdej części przedsiębiorstwa, umożliwi sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa inteligentnego.
W organizacji inteligentnej, działalność jej uczestników skupiona będzie na:
„… kreowaniu tej części, która odpowiada za uczenie się, aby osiągnąć w jej składzie osobowym i strukturze najwyższą wiedzę w zakresie zarządzania oraz metod i sposobów kierowania przedsięwzięciami. Organizacja tego typu powinna systematycznie dostarczać odpowiedzi na pytania określające rzeczywisty jej wpływ na kształtowanie struktury, kultury, strategii działalności operacyjnej. Organizacja inteligentna w swojej fundamentalnej dynamice powinna posiadać zdolności do osiągania wysokich wskaźników przedsiębiorczości i wzrostu ekonomicznego, a także (…) kreować zdolności i umiejętności w zakresie prowadzenia rozpoznania, umiejętnego dostosowania się do warunków otoczenia, innowacyjności i produktywności w realizacji”.
Tak więc, organizacje uczące się, firmy przyszłości będą charakteryzować się pewnymi wspólnymi cechami:
– będą zatrudniać mniej pracowników jednak o szerszych specjalizacjach i umiejętnościach, pracownicy będą gotowi do większej mobilności wewnątrz organizacji, w zależności od jej potrzeb,
– tradycyjne formy hierarchii zostaną zastąpione luźno powiązanymi grupami specjalistów, łączących się doraźnie w celu wykonania zadania,
– miejsce dotychczasowych operatorów / robotników zajmą specjaliści, technicy którzy będę stanowić główną siłę wytwórczą,
– poziomy podział pracy zastąpi układy pionowe,
– głównym kierunkiem rozwoju przedsiębiorczości będzie wytwarzanie usług,
– posługiwanie się ustalonymi procedurami zostanie zastąpione przez poszukiwanie nowych dróg do pogłębiania posiadanej wiedzy,
– zmiana filozofii pracy, od automatycznego powtarzania tych samych czynności, do pracy bardziej twórczej i inspirującej,
– wykrystalizuje się podział na dwa rodzaje przedsiębiorstw: przedsiębiorstwa wykorzystującego wiedzę i przedsiębiorstwa opartego na wiedzy.
W organizacji inteligentnej, najważniejszym czynnikiem zapewniającym jej właściwe funkcjonowanie będzie jej stały kontakt z otoczeniem. Proces uczenia się przedsiębiorstwa nie jest oczywiście identycznym z procesem przyswajania wiedzy przez człowieka. Uczenie się organizacji polega na adaptacyjnym zachowaniu się firmy, polegającym na ścisłym uzależnieniu celów, strategii i procesu decyzyjnego od zmieniających się właściwości otoczenia. Analizowanie czynników zewnętrznych, ich wpływu na bieżącą sytuację firmy, podejmowanie działań mających na celu wyprzedzenie zmian mogących wpłynąć na długofalową strategię przedsiębiorstwa, to główne cechy organizacji uczącej się.
Jednym ze sposobów na poprawę efektywności procesów uczenia się, jest zapewnienie wszystkim pracownikom możliwości przyswajania nowej wiedzy. Zaangażowanie w ten proces wszystkich pracowników, pozwoli na postrzeganie przez nich siebie jako osoby uczące się w imieniu firmy, posiadające odpowiedzialność za swój rozwój osobisty, który jest związany z utrzymaniem firmy w stanie najwyższej efektywności i zapewnieniem jej rozwoju.
Narzędziami które mogą być wykorzystane do osiągnięcia takiego efektu to między innymi zastąpienie tradycyjnych relacji pomiędzy przełożony – podwładny, na rzecz inicjatywy i samo odpowiedzialności. Traktowanie pracowników jako odpowiedzialnych i dojrzałych, wskazanie im potrzeby osobistego rozwoju oraz odpowiedzialności za efekty tego procesu, pozwoli na wzrost potencjału wiedzy w całym przedsiębiorstwie.
Przedsiębiorstwo uczące się, musi stworzyć wewnętrzny system dystrybucji wiedzy.
Właściwe połączenie procesów powstawania wiedzy, z miejscami w których jest ona najbardziej potrzebna, wskazanie kierunków poszukiwania nowych wartości i umiejętne opracowanie ich w formę najbardziej skuteczną do natychmiastowego wykorzystania, jest głównym celem działań organizacji inteligentnej.