W rozważaniach na temat motywowania pracowników ogromną rolę odgrywa analiza potrzeb jakimi kierują się w swoim życiu. W osiąganiu zadowalającego poziomu życia, a więc zaspokajaniu potrzeb, jedną z najważniejszych ról odgrywa praca zawodowa.
Zgodnie z teorią potrzeb człowiek ma motywację, jeżeli jeszcze nie osiągną określonego poziomu zaspakajania owych potrzeb. Jeżeli potrzeba zostanie zaspokojona, człowiek traci motywację do działania, jego cel został bowiem osiągnięty.
Maslow, wprowadził jednak hierarchię potrzeb, stanowiącą o tym, że po zaspokojeniu jednej z nich, człowiek stawia przed sobą cel zaspokojenia kolejnej, stawiającej go na wyższym poziomie życiowym.
Maslow przedstawił motywację w postaci hierarchii pięciu potrzeb, od najbardziej podstawowych potrzeb fizjologicznych, do najwyższej potrzeby samorealizacji.
Kolejność zaspokajania tych potrzeb, zależy od sytuacji w jakiej znajduje się określona osoba w danej chwili (która potrzeba jest najbardziej dominująca). Zaspokojenie jednej z nich powoduje że dana osoba odczuje pragnienie zaspokojenia potrzeby na następnym wyższym szczeblu.
Przekładając założenia tej teorii, wynika z nich że najważniejszym dla pracownika jest potrzeba wynagradzania, zaspokajające podstawowe potrzeby fizjologiczne, takie jak wyżywienia, dach nad głową czy utrzymania rodziny.
Po zaspokojeniu potrzeb tego rzędu, człowiek odczuwa potrzebę bezpieczeństwa, w interesującym nas ujęciu motywacji pracowników, rozumiemy tu przede wszystkim potrzebę bezpieczeństwa zatrudnienia.
Według Maslowa po zaspokojeniu wszystkich kolejnych potrzeb, pracownicy odczuwają potrzebę samorealizacji. Na tym etapie, następują największe różnice wynikające z osobowości każdego człowieka.
Dla właściwego doboru sposobu motywowania niezbędne jest poznanie wartości jakimi kieruje się nasz pracownik. Różni ludzie, w różny sposób odbierają potrzebę samorealizacji. Dla jednych, sposobem będzie praca twórcza, dla innych praca na samodzielnych stanowiskach.
Chociaż teoria Maslowa bardzo dobrze ilustruje wspinanie się po szczeblach kariery pracowniczej, nie daje jednak 100 % gwarancji na odpowiednie zmotywowanie każdego pracownika organizacji. Obecnie, za najważniejsze uważa się właściwe określenie hierarchii wartości wyznawanych przez motywowaną osobę i dobór sposobu pobudzania do działania, przez umiejętne wyróżnienie najważniejszej z nich.